– Målet är att skapa effektivare och mer tillgänglig service till medborgarna samtidigt som man sparar tid och resurser, säger Michel El-Dabh.

”Vi skapar kommun­kontakter
via e-tjänster”

Trelleborgs kommun har sedan några år tillbaka valt att utnyttja digitaliseringens möjligheter att erbjuda kommunal service via e-tjänster. Målet är att det ska vara snabbt, enkelt, effektivt och rättssäkert att kommunicera med kommunen.

Många har säkert noterat att det numera finns en e-tjänstportal på kommunens webbplats. I stället för pappersvägen kan man som kommuninvånare här utföra ett stort antal ärenden digitalt. Till exempel ansöka om bygglov, förskoleklass, skolskjuts och särskilt boende. Totalt 160 e-tjänster.

– Vår uppgift är att skapa tekniska förutsättningar som möjliggör nya arbetssätt och metoder som gör det enkelt och smidigt för medborgarna att ansöka och följa sina ärenden digitalt, säger Michel El-Dabh, enhetschef för digital utveckling i Trelleborgs kommun.

Arbetet inleddes 2018 och utvecklas hela tiden med nya tjänster. Det övergripande målet är att genom automatiserade processer bidra till enkelhet, i synnerhet på områden där stora volymer hanteras.

– Samtidigt som det handlar om service och tillgänglighet för medborgarna kan tid frigöras inom de kommunala verksamheterna. All service vi erbjuder ska ju tas hand på ett bra och effektivt sätt. Processer behöver därför ses över, optimeras och till vissa delar även automatiseras, vilket gör att den administrativa bördan lättas, säger Michel El-Dabh.

Att söka försörjningsstöd digitalt där beskedet lämnas via en mjukvarurobot är ett bra exempel. Här var Trelleborg först i Sverige, vilket uppmärksammades i riksmedia. Tjänsten är nu helautomatiserad så att sökanden även kan överklaga.

– Här finns en stor potential, att med smart automatisering förfina olika tjänster. Effektiva kontroller kan göras mot enormt stora informationsmängder och på så sätt höja både kvalitet och likabehandling, säger Michel El-Dabh.

Med snabb, enkel, lättförstådd och korrekt handläggning finns massor med tid att tjäna in och det på många områden. Till exempel att söka bygglov. Tjänsten finns i dag men är inte helautomatiserad. Det vill säga, ansökan kan göras digitalt men behandlas fortfarande manuellt. Det optimala är att e-tjänsten kommunicerar direkt med verksamhetssystemet vilket snart är klart gällande bygglov.

Det viktiga nu är att nå ut med informationen så att allmänheten också ser fördelen att använda kommunens e-tjänster. Av cirka tusen årliga bygglovsansökningar utgör den digitala andelen via e-tjänsten i dag endast 25 procent.

– Vi behöver ta reda på varför de flesta fortfarande väljer att ansöka analogt. Är informationen för krånglig för att förstå eller har vi kanske marknadsfört tjänsten för dåligt? Detta gäller alla tillgängliga tjänster vi erbjuder där kundfokus och kundresan är oerhört fundamentalt. En sak är säker, allt ska bli enklare och effektivare än i dag. E-tjänster ska vara till verklig nytta, ge ökad kvalitet, tillgänglighet och minskade ledtider, avslutar Michel El-Dabh.

Text: Per-Åke Hultberg